Valion yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio”) käsittelee Valion yritysasiakkaiden, potentiaalisten yritysasiakkaiden, Valion yhteistyökumppaneiden (kuten palveluntarjoajien, (media)toimittajien ja kauppiaiden) ja potentiaalisten yhteistyökumppaneiden edustajien henkilötietoja. Kyseisistä henkilöistä käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös yhteisesti nimitystä ”rekisteröity”.

Valio voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Valio tiedottaa rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

1. Rekisterinpitäjä

Valio Oy (y-tunnus 0116297-6)
Meijeritie 6
00370 Helsinki

2. Yhteyshenkilö

Tietosuojavastuullinen: privacy.office@valio.fi, +358 10 381 2185,
postiosoite: Valio Oy Tietosuojavastuullinen, Meijeritie 6, 00370 Helsinki.

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Valion tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

3.1 Olemassa olevat asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Jos rekisteröity on Valion olemassa olevan asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustaja, Valio käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
• Valion ja rekisteröidyn edustaman organisaation välisen asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitaminen ja ylläpito;
• asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttaminen;
• asiakas-, yhteistyökumppani-, ja pressitilaisuuksien järjestäminen;
• Valion tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, myynti ja markkinointi (kuten uutiskirjeiden ja muiden markkinointimateriaalien lähettäminen ja arvontojen suorittaminen); ja
• markkina- tai muun tutkimuksen toteuttaminen, tilastointi ja Valio-konsernin tuote- ja palvelukehitys.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Valion oikeutetut edut, jotka perustuvat Valion ja rekisteröidyn edustaman organisaation väliseen asiakas- tai yhteistyösuhteeseen, tai suoramarkkinoinnin tai tutkimuksen toteuttamiseen. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on tarpeen, jotta Valio voi hoitaa yhteydenpidon asiakas- tai yhteistyö-kumppaninsa suuntaan, informoida asiakkaita ja yhteistyökumppaneita tuotteistaan ja palveluistaan, ja kehittää tuotteitaan ja palvelujaan vastaamaan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tarpeita.

3.2 Potentiaaliset asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Jos rekisteröity on Valion potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustaja, Valio käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
• Valion tuotteiden ja palvelujen markkinoiminen (kuten uutiskirjeiden, muiden markkinointimateriaalien ja tapahtumakutsujen lähettäminen, tapahtumien järjestäminen, tuote-esittelyt ja asiantuntijaviestintä); ja
• yhteydenottopyyntöihin ja tuotekyselyihin vastaaminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Valion oikeutetut edut, jotka perustuvat suoramarkkinoinnin toteuttamiseen tai Valion ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä tuotekyselyn tai muun yhteydenottopyynnön Valiolle. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on tarpeen, jotta Valio voi vastata rekisteröidyn yhteydenottopyyntöihin, ja informoida potentiaalisia asiakkaita tai yhteistyökumppaneita tuotteistaan ja palveluistaan.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Valio käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:
• etu- ja sukunimi;
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• IP-osoite;
• rekisteröidyn edustama organisaatio ja sijainti (maa), rekisteröidyn titteli tai asema kyseisessä organisaatiossa;
• asiakaspuhelunauhoitteet;
• tieto osallistumisesta asiakas-, yhteistyö- tai pressitilaisuuksiin ja tällaiseen tapahtumaan osallistuneen rekis-teröidyn ilmoittama ruokavalio; ja
• tieto siitä, onko rekisteröity kieltänyt suoramarkkinointiviestien lähettämisen.

5. Tietolähteet

Valio kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään (esimerkiksi rekisteröidyn yhteydenottopyynnöt Valion verkkosivu-jen kautta, messut), rekisteröidyn työnantajalta (joka on Valion asiakas tai yhteistyökumppani) ja julkisista lähteistä (esimerkiksi rekisteröidyn edustaman organisaation kotisivuilta). Valio kerää potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötietoja myös kolmannen osapuolen (kuten Taloustutkimus) rekistereistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisteröityjen henkilötietoja ylläpidetään CRM-, tilausjärjestelmä-, asiakaspalaute- ja tuotannonohjausjärjestelmissä, joiden palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun. Lisäksi Valion puolesta uutiskir-jeitä, markkinointiviestejä ja asiakastyytyväisyyskyselyjä tuottavat palveluntarjoajat sekä tapahtumanjärjestäjät käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun. Valio voi myös tapauskohtaisesti luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja asiakas-, yhteistyö- tai pressitilaisuuksia järjestäville ravintoloille, hotelleille ja muille yhteistyökumppa-neilleen, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjinä omaan lukuunsa.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Valio ei siirrä rekisteröidyn henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Jos rekisteröity on Valion olemassa olevan asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustaja Valio säilyttää rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja Valion välisen asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan, ja enintään kuusi vuotta asiakas- tai yhteistyösuhteen päättymisestä.

Jos rekisteröity on Valion potentiaalisen asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustaja, Valio säilyttää rekisteröidyn henkilötietoja niin kauan kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy. Jos rekisteröity kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin, Valio säilyttää rekisteröidyn osalta tiedon suoramarkkinointiviestien kieltämisestä.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Valio huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Valio on rajannut henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Valion käsittelemiä henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja tietokannat sijaitsevat palvelimilla, joita Valio säilyttää lukituissa tiloissa, ja joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja työtehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Valio on suojannut palvelimet ja tietoverkot asianmukaisella palomuurilla ja muilla teknisillä suojauksilla. Palvelintilat on suojattu kulunvalvontajärjestelmillä.

10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mukaan lukien oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, johtaa se siihen, että rekisteröity ei enää jatkossa vastaanota Valiolta suoramarkkinointiviestejä. Rekisteröity voi myös kieltää esimerkiksi sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit.

Rekisteröidyn on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn on pyynnössään yksilöitävä se käsittelyn tarkoitus tai tarkoitukset, joiden osalta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä muuhun kuin suoramarkkinointitarkoituksiin, rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että rekisteröity ei enää ole töissä Valion yritysasiakkaan tai yhteistyökumppanin palveluksessa).

Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, Valio voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Valio voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Valio ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

11. Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:
• saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
• vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Rekisteröidyn on esitettävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Valio voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Valio voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Valio ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Valio ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuoja-lainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

14.6.2018