Valion asiakaspalauterekisterin tietosuojaseloste

Versio 1.2, päivitetty 14.2.2022

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Valio Oy (”Valio” tai ”me”) käsittelee Valion kuluttajapalveluun yhteyttä ottaneiden henkilöiden henkilötietoja. Henkilöt voivat olla joko Valion tuotteita ostaneita kuluttaja-asiakkaita tai muita henkilöitä, jotka ovat ottaneet yhteyttä Valion kuluttajapalveluun puhelimitse, kirjeitse, sähköpostitse, sähköisellä asiakaspalautelomakkeella tai henkilökohtaisesti antaakseen palautetta Valion tuotteesta tai verkkopalvelusta tai saadakseen lisätietoja Valion tuotteista.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

1. Rekisterinpitäjä

Valio Oy (y-tunnus 0116297-6)

Meijeritie 6

00370 Helsinki

2. Yhteystiedot

Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai puhelimitse numeroon +358 10 381 2185.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Käsittelemme henkilötietojasi tuotteitamme ja palveluitamme koskevien palautteiden käsittelemiseksi ja niihin vastaamiseksi, mahdollisten korvausten maksamiseksi sekä mahdollisten riitatilanteiden selvittämiseksi.

Lisäksi käsittelemme antamiasi palautteita tilastointitarkoituksiin ja Valio-konsernin tuotekehityksen ja muun liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin, jotta voisimme ymmärtää asiakkaitamme paremmin ja kehittää toimintojamme asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi. Näissä käyttötarkoituksissa anonymisoimme henkilötietosi siten, että et ole enää tunnistettavissa tiedoista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Valion oikeutettujen etujen toteuttaminen. Valion oikeutetut edut perustuvat sinun ja meidän väliseemme asialliseen suhteeseen, joka syntyy, kun jätät meille sähköisen asiakaspalautteen tai muutoin otat yhteyttä kuluttajapalveluumme. Henkilötietojesi käsitteleminen on välttämätöntä asiakaspalautteen käsittelemiseksi ja siihen vastaamiseksi. Siltä osin kuin käsittelemme lähettämääsi lääkärintodistusta tai vapaaehtoisesti asiakaspalautteessa kertomiasi terveystietoja, tällaisten henkilötietojen käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumuksesi.

4. Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi asiakaspalautteen käsittelyn yhteydessä:

• etu- ja sukunimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi (jos olet vapaaehtoisesti antanut tämän tiedon), osoitteesi;
• lähettämäsi vapaamuotoinen asiakaspalaute, kuten reklamaatio tai tuotekysely;
• asiakaspuhelujen nauhoitteet; ja
• Valion sähköisen asiakaspalautejärjestelmän käytöstä kertyvät lokitiedot.

Jos antamasi palaute antaa aihetta korvauksen maksamiseen, käsittelemme edellisten tietojen lisäksi myös seuraavia henkilötietoja:

• pankkitilitietosi (pankkitilinumero IBAN-muodossa); ja
• mahdollinen lääkärintodistus, jolla osoitetaan Valion tuotteen aiheuttama sairaus tai vahingonkorvaukseen oikeuttava vahinko.

5. Mistä saamme henkilötietosi?

Keräämme henkilötietojasi sinulta itseltäsi puhelimitse, kirjeitse, sähköpostitse, Valion sähköisellä palautelomakkeella tai henkilökohtaisesti paikan päällä.

6. Ketkä käsittelevät henkilötietojasi ja kenelle luovutamme tietojasi?

Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset työntekijämme, joiden työtehtäviin se kuuluu. Lisäksi henkilötietojasi käsittelevät kulloinkin käyttämämme ja lukuumme toimivat alihankkijamme, kuten sähköisen asiakaspalautejärjestelmän palveluntarjoaja, korvausten maksamiseen käytetyn järjestelmän palveluntarjoaja ja muut IT-palveluntarjoajat. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun.

Emme säännönmukaisesti luovuta henkilötietojasi toisille rekisterinpitäjille. Luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa tilintarkastajille, jotka tapauksesta riippuen käsittelevät henkilötietoja joko omaan lukuunsa tai meidän lukuumme. Luovutamme tapauskohtaisesti henkilötietojasi myös viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen peruste.

7. Siirrämmekö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Osalla alihankkijoistamme on pääsy henkilötietoihisi EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta. Tällaisissa tilanteissa huolehdimme henkilötietojesi siirron lainmukaisuudesta jollakin alla mainituista keinoista:

• varmistamalla, onko Euroopan komissio antanut päätöksen ko. maan tietosuojan tason riittävyydestä (esim. Kanada);

• varmistamalla siirron asianmukaiset suojatoimet lain edellyttämällä tavalla, kuten allekirjoittamalla Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet; tai

• varmistamalla siirron lainmukaisuuden muulla keinolla, kuten pyytämällä nimenomaisen suostumuksesi tietojesi siirtämiseksi.

8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi kahden vuoden ajan tietojen vastaanottamisesta, pois lukien tilitiedot ja puhelintallenteet, joita käsittelemme kuusi kuukautta niiden vastaanottamisesta. Jos maksamme sinulle korvauksia, säilytämme pankkitilitietosi ja mahdollisen lääkärintodistuksen kuusi vuotta korvauksen maksamisesta.

Säilytämme henkilötietojasi kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö (esim. kirjanpitovelvoitteet), meihin kohdistuva oikeudellinen vaatimus tai lakiin perustuva kanne- tai reklamaatioaika niin edellyttää. Tällöin säilytämme ainoastaan lainsäädännön edellyttämät, kanne- tai reklamaatioajan edellyttämät tai oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot ja poistamme muut tiedot.

9. Miten huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta?

Huolehdimme henkilötietojesi tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojasi sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Säilytämme mahdollisesti postitse toimittamaasi lääkärintodistusta erillään muista tiedoista. Säilytämme lääkärintodistuksia lukitussa kaapissa, jonne ainoastaan niillä henkilöillä on pääsy, jotka käsittelevät korvauksiin johtavia asiakaspalautteita.

10. Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä;
• saada pääsy henkilötietoihisi (tarkastusoikeus);
• vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Sinun on esitettävä oikeuksiesi toteuttamista koskeva pyyntö kohdan 2 mukaisesti.

Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, yksilöi pyynnössäsi peruste, jonka nojalla vastustat henkilötietojesi käsittelyä (esimerkiksi, että et enää vaadi korvausta virheellisestä tuotteesta). Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, johtaa se siihen, että emme voi käsitellä antamaasi asiakaspalautetta tai vastata siihen.

Voimme pyytää sinua varmentamaan henkilöllisyytesi tai tarkentamaan pyyntöäsi ennen sen toteuttamista. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin ilmoitamme kyseisen perusteen sinulle.

11. Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

Versio 1.2, päivitetty 14.2.2022

Muutokset tietosuojaselosteeseen:

Helmikuu 2022: Olemme tehneet seuraavat muutokset tietosuojaselosteeseen: päivittäneet yhteystiedot-kohtaa ja poistaneet viittauksen Privacy Shield -järjestelyyn.

Tammikuu 2020: Olemme tehneet seuraavat muutokset tietosuojaselosteeseen: lisänneet tietosuojaselosteeseen maininnan tilintarkastukseen ja lakiin perustuvasta henkilötietojen luovutuksesta; päivittäneet tietosuojaselostetta henkilötietojen siirron osalta; lisänneet henkilötietojen säilytysaikaan laista, oikeudellisesta vaateesta tai reklamaatio-/kanneajasta johtuvat säilytysajan pidennykset; yhdistäneet rekisteröidyn oikeuksien kuvaamisen yhteen kappaleeseen; selkiyttäneet selosteen kieltä ja tiivistäneet sisältöä luettavuuden helpottamiseksi.