Vierailijarekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Valio Oy (”Valio”) käsittelee toimipisteissään (kuten tuotantolaitoksissa ja pääkonttorilla) vierailevien henkilöiden henkilötietoja. Valio päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Valio Oy (y-tunnus: 0116297-6)

Meijeritie 6

00370 Helsinki

2. YHTEYSTIEDOT

Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Valioon 1) sähköpostitse osoitteeseen privacy.office@valio.fi, 2) puhelimitse numeroon +358 10 381 2185, tai 3) postitse osoitteeseen Valio Oy, Meijeritie 6, 00370 Helsinki.

3. MIHIN TARKOITUKSIIN JA MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME VIERAILIJOIDEN HENKILÖTIETOJA?

Käsittelemme vierailijoiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

kutsun lähettäminen vierailua varten;

vierailijoiden vastaanottaminen ja henkilöllisyyden varmistaminen vierailua varten;

vierailun sujuvuuden varmistaminen;

tarttuvien tautien leviämisen ehkäiseminen tiloissamme;

toimipisteiden sekä asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien, sekä yleisen turvallisuuden varmistaminen;

Valion omaisuuden suojaaminen ja järjestyksenpidon varmistaminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat 1) Valion oikeutetut edut, jotka perustuvat edellä mainittuihin käsittelytarkoituksiin, 2) vierailijan suostumus tai 3) sopimuksen täytäntöönpano (siltä osin kuin vierailija tai hänen edustamansa yritys tai muu yhteisö on sopimussuhteessa Valioon).

4. MITÄ VIERAILIJOITA KOSKEVIA HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Käsittelemme seuraavia vierailijoiden henkilötietoja:

  • Etu- ja sukunimi;
  • sähköpostiosoite;
  • tieto vierailun vaatimusten täyttymisestä;
  • tieto vierailusta Valiolla, ml. vierailun ajankohta;
  • vierailun kohteena olevalla Valion toimipisteellä sijaitsevien valvontakameroiden kuvat ja -tallenteet; ja
  • vierailijan antamat muut tiedot.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Keräämme henkilötietoja 1) vierailijoilta itseltään ennen vierailun alkua tai sen aikana, mm. vierailijahallinnan sovelluksen kautta ja 2) vierailijan yhteyshenkilöltä Valiolla. Osassa Valion toimipisteissä on käytössä tallentava kameravalvonta, jonka avulla keräämme ja tallennamme henkilötietoja. Ilmoitamme kameravalvonnasta kylteillä niissä Valion toimipisteissä, joissa kameravalvontaa käytetään. Kameravalvontaa koskevat ilmoitukset ovat näkyvillä niissä tiloissa ja niillä alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.

6. KETKÄ KÄSITTELEVÄT HENKILÖTIETOJA JA KENELLE LUOVUTAMME TIETOJA?

Käsittelemme henkilötietoja Valio-konsernin sisällä. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset työntekijämme, joiden työtehtäviin se kuuluu. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät kulloinkin käyttämämme ja lukuumme toimivat alihankkijamme, kuten vartiointi- ja aulapalvelujentarjoaja sekä IT-palveluntarjoajat. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Valion toimeksiannosta ja lukuun.

Emme säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja toisille rekisterinpitäjille. Luovutamme tapauskohtaisesti henkilötietoja viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen peruste.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Valio ei säännönmukaisesti siirrä vierailijoiden henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8. KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJA?

Säilytämme vierailijoiden henkilötietoja noin kuuden (6) kuukauden ajan viimeisimmän vierailusi jälkeen.

Säilytämme henkilötietoja kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö tai Valioon kohdistuva oikeudellinen vaatimus tätä edellyttää. Tällöin säilytämme ainoastaan lainsäädännön edellyttämät tai oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot, ja poistamme muut tiedot.

9. MITEN HUOLEHDIMME HENKILÖTIETOJEN TURVALLISUUDESTA?

Huolehdimme henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. VIERAILIJAN TIETOSUOJALAINSÄÄDÄNNÖN MUKAISET OIKEUDET

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

  • saada pääsy henkilötietoihisi (tarkastusoikeus);
  • vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojesi oikaisemista tai henkilötietojesi täydentämistä;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin Valio käsittelee henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista (oikeus tulla unohdetuksi); ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun odotat vastausta henkilötietojesi oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Sinun on esitettävä oikeuksiesi toteuttamista koskeva pyyntö tämän selosteen 2 kohdan mukaisesti.

Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, yksilöi pyynnössäsi se käsittelyn tarkoitus tai tarkoitukset, joiden osalta vastustat henkilötietojesi käsittelyä. Yksilöi pyynnössäsi lisäksi peruste, jonka nojalla vastustat henkilötietojesi käsittelyä.

Valio voi pyytää sinua varmentamaan henkilöllisyytesi tai tarkentamaan pyyntöäsi ennen sen toteuttamista. Valio voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin ilmoitamme sinulle kyseisen perusteen.

11. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että Valio ei ole käsitellyt henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.