Vierailijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Valio Oy (y-tunnus: 0116297-6)

Meijeritie 6

00370 Helsinki

2. Yhteystiedot

Jos haluat toteuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Valioon sähköpostitse osoitteeseen privacy.office@valio.fi tai puhelimitse numeroon +358 10 381 2185.

3. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Vierailijoiden ja urakoitsijoiden henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys Valion tuotantolaitosten alueilla ja tiloissa liikkumiseksi. Käsittelemme kaikkien vierailijoiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• vierailijoiden vastaanottaminen ja henkilöllisyyden varmistaminen;
• vierailun sujuvuuden varmistaminen;
• elintarviketurvallisuuden varmistaminen ja tarttuvien tautien leviämisen ehkäiseminen Valion tiloissa;
• Valion työntekijöiden ja muiden tiloissa liikkuvien turvallisuuden varmistaminen;
• Valion omaisuuden suojaaminen sekä yleisen turvallisuuden ja järjestyksenpidon varmistaminen.

Urakoitsijoiden edustajien henkilötietoja käsittelemme lisäksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Valion ja urakoitsijan välisen sopimuksen (kuten rakennusurakan tai tulityön) toteuttaminen;
• työhön tarvittavien lupien hallinnoiminen;
• urakoitsijoiden tarvittava perehdyttäminen ja kouluttaminen;
• rakentamisen tiedonantovelvollisuuden täyttäminen; ja
• Valion omaisuuden suojaaminen, yleisen turvallisuuden ja järjestyksenpidon varmistaminen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat (a) Valion oikeutetut edut, jotka perustuvat henkilön vierailija- tai urakoitsijasuhteeseen Valion kanssa ja edellä mainittuihin käsittelytarkoituksiin (kuten turvallisuuden varmistamiseen Valion tuotantolaitoksissa), tai (b) Valion lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (kuten rakentamisen tiedonantovelvollisuus verottajalle ja elintarvikelain noudattaminen).

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Vierailijoiden osalta käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• etu- ja sukunimi, puhelinnumero, vierailijan edustama yritys tai vierailijan työnantaja, sähköpostiosoite (jos vierailijan tiedot kerätään vierailijasovelluksen kautta);
• tieto vierailun vaatimusten täyttymisestä, kuten tuotantolaitoksen hygieniaohjeiden hyväksymisestä;
• tieto vierailusta Valiolla, kuten vierailun ajankohta ja paikka (tuotantolaitoksen osasto); ja
• kulunvalvontaan liittyvät tiedot (auton rekisterinumero, vierailijakortin numero, kulkuluvan tunniste, kulkuluvan luovutus- ja palautusajankohta, kulunvalvontajärjestelmän keräämät tiedot, kuten ovien avaukset).

Urakoitsijoiden edustajien osalta käsittelemme lisäksi seuraavia henkilötietoja:

• rakentamisen tiedonantovelvollisuuden edellyttämät tiedot (nimi, syntymäaika, veronumero, kotivaltio, työsuhdetiedot, tieto oleskeluluvasta, osoitetiedot kotivaltiossa ja Suomessa, työnjohtajan nimi, sähköposti ja puhelinnumero);
• tiedot työhön liittyvistä luvista ja niiden voimassaolosta (tapauskohtaisesti esimerkiksi työturvallisuuskortti, tulityölupa, ensiapukortti, sähköturvallisuuskortti, trukin käyttölupa); ja
• tieto urakoitsijaperehdytyksen suorittamisesta (tarvittaessa tarkistetaan tieto hygieniapassista ja salmonellatodistuksesta).

Urakoitsijan edustajan liikkuessa ensimmäistä kertaa Valion tuotantolaitoksen alueella, hänet kirjataan usein ensin tuotantolaitoksen vierailijaksi. Urakoitsijan edustajalta voidaan siten kerätä myös yllä listattuja, vierailijoita koskevia henkilötietoja. Urakoitsijan edustajaa koskee näiden henkilötietojen osalta samat käsittelykäytännöt kuin vierailijoita.

Vierailijasta ja urakoitsijan edustajasta käsitellään myös Valion toimipisteellä sijaitsevien valvontakameroiden tallenteisiin sisältyviä henkilötietoja. Kameravalvonnassa kerättävien henkilötietojen käsittelykäytännöt ja säilytysajat on kuvattu erillisessä kameravalvonnan tietosuojaselosteessa.

5. Mistä saamme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietoja pääasiassa vierailijalta tai urakoitsijan edustajalta itseltään ennen vierailun tai urakan alkua ja sen aikana. Keräämme henkilötietoja myös henkilön edustamalta yritykseltä tai työnantajalta, mikäli se on tilanteeseen nähden käytännöllistä ja tarpeellista.

Keräämme henkilötietoja myös tallentavien kamera- ja kulunvalvontajärjestelmien avulla. Kameravalvontaa koskevat ilmoitukset ovat näkyvillä niissä tuotantolaitosten tiloissa ja niillä alueilla, joihin kamerat on sijoitettu.

6. Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja kenelle luovutamme tietoja?

Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset Valion työntekijät, joiden työtehtäviin se kuuluu. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä kulloinkin käyttämämme ja lukuumme toimivat alihankkijamme, kuten kamera- ja kulunvalvontajärjestelmän toimittajat ja tuotantolaitoksessa toimiva vartiointiliike.

Emme säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja toisille rekisterinpitäjille. Luovutamme kuitenkin tapauskohtaisesti henkilötietoja viranomaisille, jos siihen on lakisääteinen peruste.

7. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Valio ei siirrä vierailijoiden tai urakoitsijoiden edustajien henkilötietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme vierailijoiden henkilötietoja vierailun jälkeen kuuden (6) kuukauden ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai tuhotaan tietoturvallisesti.

Säilytämme urakoitsijoiden perehdytysmateriaalia kaksi vuotta. Muutoin säilytämme urakoitsijoiden edustajien henkilötietoja vuoden ajan urakan päättymisestä. Säilytysajan jälkeen henkilötiedot poistetaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan siten, että urakoitsijan edustaja ei ole tunnistettavissa tiedoista.

Säilytämme henkilötietojasi kauemmin siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö, Valioon kohdistuva oikeudellinen vaatimus tai lakiin tai sopimukseen perustuva kanne- tai reklamaatioaika niin edellyttää. Tällöin säilytämme ainoastaan lainsäädännön edellyttämät tai oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi tarvittavat tiedot ja poistamme muut tiedot.

9. Miten huolehdimme henkilötietojen turvallisuudesta?

Huolehdimme henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Olemme rajanneet henkilötietojen käsittelypiiriä niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin kyseisten henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. Tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet ja niiden käyttö

Vierailijalla ja urakoitsijan edustajalla on rekisteröitynä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
• vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin Valio käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella;
• vaatia henkilötietojensa poistamista (oikeus tulla unohdetuksi); ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojen oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Sinun on esitettävä oikeuksiesi toteuttamista koskeva pyyntö tämän selosteen kohdan 2 mukaisesti.

Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, yksilöi pyynnössäsi se käsittelyn tarkoitus tai tarkoitukset, joiden osalta vastustat henkilötietojesi käsittelyä. Yksilöi pyynnössäsi lisäksi peruste, jonka nojalla vastustat henkilötietojesi käsittelyä.

Valio voi pyytää sinua varmentamaan henkilöllisyytesi tai tarkentamaan pyyntöäsi ennen sen toteuttamista. Valio voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin ilmoitamme sinulle kyseisen perusteen.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on rekisteröitynä oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että Valio ei ole käsitellyt henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle sen antamien ohjeiden mukaisesti.